フリーランスとして、日々クライアントさんと連絡を取っています。
メール自体は正直あまり好きではありませんが、仕事のツールなので仕方ありません。
「メールは不要」と巷で言われていますが、まだまだメールを使っている企業が多くあるので、それに従う必要があります。
メールは即返信するべき
メールの返信って大変ですよね。
サラリーマン時代は1日100件近く来ていたので、処理が大変でした。
とはいえ、メールは「なるべく早く返信」するようにしています。
メールを即返信できないフリーランスは、ビジネス的にNGであるためです。
ビジネスメールの返信に悩みを抱えているフリーランス向けに、失敗しないメールの扱い方をまとめました。
本記事のポイント
・どのタイミングで返信すればいいか迷っている
・メールの作成に時間がかかってしまう
・失礼にならないメールの返信方法
この記事のRecord
メールを即返信していないフリーランスはNG
タイトルにもあるとおり、メールを即返信していないフリーランスはNGです。
メールの返信は、「脳が活性化している朝にするべきではない」という意見には同意します。
しかし、仕事の依頼やクライアントからの急な対応に関しては、レスポンスの早さが重要です。
このレスポンスを意識していないと、最悪の場合フリーランスだと仕事を失いかねません。
クライアント側に立って考える
「クライアントの立場」になって考えれば、なぜメールを即返信しなければならないかを理解できます。
例えばこんなとき
仕事を任せたい候補が2人いて、どちらもスキル的には同じ。ただ、案件の納期が近いので、早めに仕事に取り組んでほしい。
どちらもスキルのレベルは同じですが、早めに仕事に取り組んで欲しい場合、「レスポンスが早い方」を優先するのは当然です。
コンペの場合でも、ポートフォリオはもちろん重要視されると思いますが、レスポンスが早いと本気度がうかがえますよね。
わたしはクラウドソーシングサイトなどで「高単価のお宝案件」見つけた際には、すぐに連絡を入れるようにしています。
クライアント側の心理を読めば、即返信をしないと仕事に影響するのを理解できはずです。
「返信が遅い＝信用がない」
メールの返信をおろそかにしていると、大きなダメージとして跳ね返ってきます。
クライアント側としたら「メールを見ているのか」、「こちらの要望を確認しているのか」ってなりますからね。
わたしもサラリーマン時代に、すぐに返信できない内容のメールを溜め込んで、客先に怒りの電話をもらっていました。
即返信が難しいようであれば、一言「内容についてはもう少々お待ちください」など入れておくのが吉です。
間違ってもメールをスルーするのはやめておきましょう。
できれば1時間以内に返信を推奨
よく、「メールって何時間以内に返信するべき？」と言われます。
明確なルールもないですし、企業や個人によって考え方もバラバラなので、一概に言えませんね。
わたし的には、メールの存在を確認したら「1時間以内」には返信するようにしています。
もちろん、インターネットが通っていない、寝ていた、気づかなかったなど見過ごすこともあります。
そんな時は、一言「連絡遅れまして申し訳ございません」と入れておけば、相手もそこまで不審に思うことはないはずです。
最低でも24時間以内には、どんな形であれ必ず返すようにしておけばOKです。
全てのメールに返信する必要はないです
ここまで読むと全てのメールに対しても、即返信しないといけないと思われそうですが、そんなことはありません。
即返信すべきメールは以下の通り
・仕事を依頼したいような内容
・返信を必要とする内容(Yes or No、質問など)
・確認を必要とする内容(受注した案件に間違いがないかなど)
正直なところ、即返信をすべきメールはごくわずかです。
というか、クライアント側もそこまで大量にメールを送ってくることがありません。
わたしは4社と契約していますが、1日に1件メールがくるか来ないかのレベルです。
即返信＝チャンスを得るための慣れ
ここで言いたいのは、日頃からメールをすぐに返すようにしておけば、新しいチャンスを得やすいということです。
長い間クライアントとしてお世話になっている取引先であれば、1通返信が遅れたからといって信用が一気に落ちることはないでしょうね。
メールも大事ですが、仕事の内容や納期を優先するべきです。
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メール返信をタスク化しているフリーランスもNG
サラリーマン・フリーランスを含め、なぜかメールの返信をタスク化している方が多いなと思います。
「○○さんへのメール作り」と、メールをタスクにする必要って意味があるのが疑問です。
「メールに添付する書類作り」をタスクにするならまだ理解できますが、さすがにメール作成をタスクにするのは時間がもったいないかなと。
そもそもメール返信に時間をかける必要はない
メールの返信に30分や1時間も時間をかけているのであれば、今すぐ方法を変えましょう。
もちろん、クライアントへの説明を必要とするメールであれば、時間をかけて丁寧に送るべきです。
しかし、そのメール自体の価値がそこまで高くない場合、ほかのことに時間を使った方が生産性は高まります。
聞かれたことに応えるだけでOK
これも、クライアント側に立って考えてみましょう。
たとえば、
クライアント「先月分の納品分に対して、請求書の送付をお願いします」というメールが来たとします。
このメールに対して、10分も30分も内容を考えているのであれば、時間の使い方的に危険です。
「請求書をPDFにして添付致しました。ご確認のほどお願い致します。」
クライアントが知りたいのは、「請求書を作って送って欲しい」ことだけです。
ほかの情報を混ぜてしまうと、逆にクライアント側が吸収する情報が増えて、混乱させてしまいます。
「聞かれたことに対して、むやみに情報を追加せず、端的に返信をしてあげる」これだけで、クライアントとの関係も良好にできます。
なお、ほかに伝えたいことがあるならば、新しくメールを作るなどして別途メールを送信するようにしましょう。
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フリーランスは普段から「返信」に意識を向ける
フリーランスはコミュニケーション能力と素早さがなければ稼げるようになりません。
クライアントに立って考えればすぐ分かりますが、すぐに連絡を取れる相手こそがビジネスとして信頼できる対象です。
「メールなんて時代遅れ」、「メールなんて使うクライアントはありえない」なんて思っているのであれば、フリーランスは向いていません。
相手に合わせて仕事を展開できる人材が有能です。自分よがりの意見だけでは仕事はできません。
長くなりましたが、フリーランスで成功したいのであれば、日頃からメールをスピーディに対処するように意識しましょう。
